Planilha de precificação: quando ela deixa de ser suficiente para a locadora

Praticamente toda locadora começa precificando em planilha. E não há nada de errado nisso: a planilha é flexível, barata e acessível. O problema não é usá-la. É continuar dependendo dela quando a operação já mudou de tamanho.

Por que a planilha funciona no começo

Com poucos clientes, poucos modelos e uma pessoa responsável pelos preços, a planilha atende bem. Quem montou conhece cada fórmula, sabe quais premissas usou e consegue revisar tudo rapidamente.

Os sinais de que ela chegou ao limite

1. Existem várias versões circulando. Cada vendedor tem a sua cópia, com ajustes próprios. Ninguém sabe qual é a “oficial”.

2. Só uma pessoa sabe como funciona. Se ela sair de férias, as propostas atrasam. Se sair da empresa, o conhecimento vai junto.

3. As premissas estão desatualizadas. Taxa de juros, tabela de manutenção, residual e tributos foram definidos há meses e ninguém tem certeza de quando foram revisados.

4. Simular cenários dá trabalho. Para comparar dois prazos ou três modelos, é preciso duplicar abas, copiar fórmulas e torcer para não quebrar nada.

5. Erros aparecem tarde. Uma célula com referência errada ou uma fórmula apagada pode passar despercebida em várias propostas.

6. Não há histórico. Não é possível saber com quais premissas um contrato antigo foi precificado, nem comparar o previsto com o realizado.

7. A proposta demora. Em processos de cotação, a demora em responder pode significar perder a oportunidade.

O custo invisível

O risco da planilha raramente aparece como um grande erro isolado. Ele aparece como pequenas inconsistências repetidas em muitos contratos: um vendedor que usou um residual diferente, uma premissa de manutenção antiga, um imposto mal calculado. Somadas, essas diferenças afetam a rentabilidade de toda a carteira.

O que um processo mais estruturado precisa ter

Independentemente da ferramenta, um processo de precificação maduro deveria oferecer:

• premissas centralizadas, atualizadas em um só lugar e usadas por todos;
• controle de quem pode alterar o quê;
• simulação rápida de cenários;
• indicadores de rentabilidade (margem, TIR, preço mínimo) calculados automaticamente;
• histórico das propostas e das premissas usadas em cada uma;
• padronização da proposta apresentada ao cliente.

Evoluir não é abandonar o conhecimento

O conhecimento que está na planilha é valioso: ele reflete anos de experiência da locadora. O objetivo de evoluir o processo não é descartar esse conhecimento, mas transformá-lo em um método replicável, que não dependa de uma pessoa nem de um arquivo.

Esse é o tipo de evolução para a qual a LocPrice foi pensada: organizar as variáveis da precificação em uma metodologia estruturada, com simulação e análise de rentabilidade no mesmo lugar.